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Schicht 1 — Eingang
Wie Belege ankommen
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Schicht 2 — Verarbeitung
KI extrahiert & validiert
3
Schicht 3 — Kontrolle
Kanzlei prüft & gibt frei
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Schicht 4 — Ausgabe
DATEV erhält Buchung
Wie der Mandant Belege einreicht — 3 Wege, ein Ziel
E-Mail-Weiterleitung
Mandant richtet einmalig eine automatische Weiterleitungsregel ein. Alle Rechnungs-Mails gehen direkt an die RyCo-Eingangsadresse.
Primärkanal · IMAP / Graph API
Upload-Portal
Einfache Web-Oberfläche für manuellen Upload. Ideal für eingescannte Papierbelege oder einmalige Dokumente.
Fallback · PDF, JPG, PNG
Desktop-Agent / App
Leichtgewichtiger Hintergrunddienst überwacht das Postfach des Mandanten direkt — ohne manuelle Weiterleitung.
Premium · Phase 3
Was beim Empfang automatisch passiert
EingangserfassungJeder Beleg wird automatisch registriert, gestempelt und einer Eingangs-ID zugewiesen
Format-ErkennungPDF, JPG, PNG, TIFF — alle gängigen Formate werden akzeptiert und normalisiert
Duplikat-CheckBereits eingegangene Belege werden erkannt und nicht doppelt verarbeitet
BestätigungMandant erhält automatische Eingangsbestätigung — transparent und nachvollziehbar
👁️ AI-Beleganalyse
Datum lesen Erkennt Rechnungsdatum auch an verschiedenen Stellen
Beträge erfassen Netto, MwSt., Brutto — als Zahl, Tabelle oder Fließtext
Lieferant erkennen Identifiziert und ordnet bekannten Lieferanten zu
Belegtyp Rechnung, Kassenbon, Gutschrift, Reisekosten
Ergebnis Kein manuelles Abtippen mehr — Sekunden statt Minuten
⚙️ Orchestrierung, Workflow-Engine
Regie führen Startet AI-Analyse, wartet auf Ergebnis, entscheidet nächsten Schritt
Einordnen Beleg landet automatisch in grüner, gelber oder roter Queue
Benachrichtigung Wenn Kanzlei aktiv werden muss, sendet Engine automatisch Alert
Fehler abfangen Wiederholt Versuch automatisch oder eskaliert an Kanzlei
Ergebnis Gesamter Ablauf läuft von selbst — ohne manuellen Eingriff
✅ Validierung
Rechenprüfung Stimmt Netto × MwSt. = Brutto? Abweichung → Markierung
Vollständigkeit Datum, Betrag, Lieferant — fehlt etwas, Queue Gelb
Plausibilität Datum in Vergangenheit? Betrag realistisch? Auffälligkeiten markiert
§ 14 UStG Pflichtfelder der Rechnung automatisch geprüft
Ergebnis Nur Belege die wirklich Aufmerksamkeit brauchen landen in der Queue
Ergebnis der Verarbeitung — automatische Einordnung
🟢 Grüne Queue
Vorkontiert & freigabebereit — Ein Klick genügt, Rest läuft automatisch
🟡 Gelbe Queue
Nur hier: kurze Rückfrage klären oder fehlendes Feld ergänzen — dann Freigabe
🔴 Rote Queue
Selten — unleserlicher Beleg, manuell nachbearbeiten oder neu anfordern
RyCo liefert der Kanzlei keinen Beleg — RyCo liefert eine fertige Buchung.
Die Kanzlei prüft, klickt auf Freigabe, fertig.
Was RyCo bereits erledigt hat
BuchungskontoBereits vorkontiert — von RyCo AI vorgeschlagen
BuchungsdatenDatum, Betrag, MwSt., Lieferant, Kostenstelle, Kategorie
OriginaldokumentPDF/Bild revisionssicher verknüpft — GoBD-konform
ArchivierungGleichzeitig im RyCo-Archiv gespeichert — 10 Jahre
Was die Kanzlei noch tut
Grüne QueueStichprobenkontrolle — Freigabe mit einem Klick
Gelbe QueueKurze Rückfrage klären — dann ebenfalls Freigabe
Rote QueueSelten — manuell eingreifen, Beleg neu anfordern
AufwandNur noch Stichproben — statt 100 % manueller Prüfung
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Nach der Freigabe exportiert RyCo die Buchungsdaten als DATEV XML/CSV — importfertig für DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Was RyCo an DATEV übergibt — fertig aufbereitet
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BuchungskontoVon RyCo AI vorkontiert und vorgeschlagen
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Datum & BelegnummerVollständig extrahiert und normalisiert
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Netto / MwSt. / BruttoRechnerisch geprüft, § 14 UStG validiert
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Lieferant & KostenstelleIdentifiziert und zugeordnet
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Originaldokument verknüpftGoBD-konform, revisionssicher
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Archivierung10 Jahre im RyCo-Archiv gespeichert
Technische Übergabe
SchnittstelleDATEV XML/CSV-Export — importfertig für DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (Connect API: Phase 6)
ZielsystemDATEV Unternehmen online — Buchung landet exakt dort wo sie hingehört
VerarbeitungszeitØ 4–6 Minuten Maschinenzeit — kein Mensch wartet dabei
InfrastrukturHetzner Deutschland · DSGVO-konform · kein US-Cloud-Anbieter · 24/7 Betrieb
Prozess vollständig erklärt
Vom Eingang beim Mandanten bis zur fertigen, vorkontierten Buchung in DATEV — vollautomatisch. Die Kanzlei prüft nur noch, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.
Mandant sendet Beleg
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RyCo AI verarbeitet
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Kanzlei gibt frei
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DATEV bucht automatisch