Ryan Consulting · Kanzlei-Onboarding

Kanzlei

Technik

Mandanten

Workflows

Schulung

Go-Live

1.1Kanzleidaten & Ansprechpartner🏢

Kanzleiname

Rechtsform

Straße & Hausnummer

PLZ & Ort

Ansprechpartner (Leitung)

E-Mail

Telefon

Ansprechpartner (IT / Technik)

E-Mail

Telefon

Ansprechpartner (Buchhaltung)

E-Mail

Telefon

1.2Vertragsdetails📋

Gebuchtes Modell

Vertragsbeginn

Geplanter Go-Live

Pilotphase bis

Besondere Vereinbarungen / Notizen

2.1Buchhaltungssoftware & DATEV💻

Primäre Software

Version / Release

DATEV Beraternummer

DATEV Mandantennummern-Präfix

Startpunkt der Mandantennummerierung

Ist DATEV Unternehmen Online (DUO) aktiv?

✅ Ja, aktiv ❌ Nein ⚙️ Wird eingerichtet

2.2Server & Infrastruktur🖥️

Hosting-Modell

☁️ Cloud (Hetzner DE — Ryan Consulting verwaltet) 🖥️ On-Premise (eigener Server der Kanzlei)

Server-IP / Hostname (falls On-Premise)

Nur bei On-Premise relevant

VPN-Zugang vorhanden?

Ja Nein

2-Faktor-Authentifizierung

Aktiv Wird eingerichtet

2.3API-Zugänge & Schnittstellen🔗

E-Mail-Eingang (für Belegempfang)

Dedizierte Adresse für automatischen Belegeingang

Bankverbindung / Banking-API

Weitere Schnittstellen (ERP, Shop, Lohn)

3.1Pilot-Mandanten auswählen👥

Bitte wählen Sie 5–10 Pilot-Mandanten für die erste Phase aus. Empfohlen: Mandanten mit hohem Belegvolumen und digitalem Belegeingang — das maximiert den messbaren Effekt.

#	Mandantenname	DATEV-Nr.	Belege/Monat	Belegweg	Branche
1
2
3

3.2Belegtypen & Kontierungsregeln📄

Welche Belegtypen werden automatisiert verarbeitet?

Besondere Kontierungsregeln / Ausnahmen

4.1Freigabe-Workflow✅

Wer gibt Buchungen frei?

🤖 Vollautomatisch — keine manuelle Freigabe nötig 👤 Buchhalter prüft & gibt frei 🎓 Steuerberater gibt frei ⚡ Hybrid (auto bis Betrag X, dann manuell)

Automatik-Grenze (€ netto)

Belege bis zu diesem Betrag werden ohne Freigabe gebucht

Frist für manuelle Freigabe

4.2Eskalation & Benachrichtigungen🔔

Benachrichtigung bei offenen Belegen

📧 E-Mail-Benachrichtigung 📱 App-Push-Benachrichtigung 📋 Tägliche Zusammenfassung

Eskalation bei überfälligen Belegen an

Bei Überschreitung der Freigabefrist

Sonstige Workflow-Besonderheiten

5.1Schulungsplanung🎓

Anzahl Mitarbeitende für Schulung

Schulungsformat

💻 Remote (Video-Call) 🏢 Vor Ort in der Kanzlei 🔀 Hybrid

Gewünschter Schulungstermin

Schulungssprache

🇩🇪 Deutsch 🇬🇧 Englisch

Besondere Schulungswünsche / Schwerpunkte

5.2Mandanten-Kommunikation📨

Wie werden Mandanten über die neue Lösung informiert?

📬 Anschreiben per Post 📧 E-Mail an Mandanten 📞 Persönliches Telefonat 📄 RC stellt Vorlage zur Verfügung

Gibt es Mandanten die besondere Betreuung benötigen?

6.1Go-Live Kriterien🚀

Die folgenden Punkte müssen vor dem Go-Live abgehakt sein. Bitte gemeinsam mit Ryan Consulting durchgehen:

Technische Einrichtung abgeschlossen (Server, API-Zugänge, DATEV-Schnittstelle) RC + IT

Pilot-Mandanten im System angelegt und getestet RC

Schulung Kanzleiteam durchgeführt RC + Kanzlei

Mandanten über neuen Belegprozess informiert Kanzlei

Freigabe-Workflows konfiguriert und getestet RC

Backup & Wiederherstellung getestet RC

AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) unterzeichnet Beide

Erster Testlauf mit echten Belegen erfolgreich RC + Kanzlei

Support-Kontakt & Eskalationswege kommuniziert RC

KPI-Baseline dokumentiert (Zeitaufwand vor Go-Live) Kanzlei

6.2Abschlussbemerkungen💬

Offene Punkte / Noch zu klären

Datum Kick-off / Unterschrift

Implementierungs-Zeitplan

Go-Live Checkliste